Cele mai intalnite intrebari despre arhivare electronica

In era tehnologiei, chiar si documentele necesita o schimbare in privinta formatului. Daca pana acum cele mai importante acte erau arhivate fizic, in prezent, serviciile de arhivare electronica sunt tot mai solicitate in randul companiilor.

Digitalizarea a devenit, in mod cert, un element must have datorita numeroaselor beneficii pe care le ofera atat antreprenorilor, cat si angajatilor.

Daca si tu ai in plan sa iti arhivezi documentele in format electronic, iti prezentam cele mai intalnite intrebari despre acest serviciu, pentru care probabil inca nu ai gasit raspunsul.

1. Ce se intampla cu documentele in format fizic atunci cand trec in format electronic?

Conform legislatiei aflate in vigoare, exista acte care trebuie pastrate in format fizic. Partea buna este reprezentata de faptul ca nu esti obligat sa pastrezi documentele intr-o incapere proprie si astfel reusesti sa economisesti spatiu. Poti apela, de exemplu, la o firma de arhivare acreditata de Arhivele Nationale pentru a pastra toate documentele in deplina siguranta, dar si pentru a economisi resurse umane si financiare. Solutii Arhiva este una dintre firmele ce ofera servicii de arhivare electronica, cu personal calificat si experimentat in acest domeniu.

2. Unde sunt stocate documentele electronice?

Daca realizezi arhivarea electronica de unul singur, cel mai probabil le vei stoca pe propriul calculator, insa nu este tocmai indicat. De ce? Pentru ca nu vei avea niciodata siguranta ca acel calculator nu se va strica si nu vei pierde toate datele importante. De asemenea, confidentialitatea este un alt aspect esential in ceea ce priveste procesul de arhivare electronica. Daca nu aveai o informatie in acest sens, afla ca cele mai importante documente trebuie stocate intr-o arhiva electronica legala.

Unul dintre principalele avantaje ale arhivarii electronice este reprezentat de reducerea substantiala a costurilor. Rezultatele unui calcul estimativ arata ca aproximativ 66% din costuri sunt reduse prin intermediul arhivarii electronice. Explicatia consta in faptul ca banii care erau cheltuiti in mod normal pe hartie, redactare, transmitere si depozitare, acum sunt economisiti si pot fi alocati altor activitati profitabile companiei.

3. Care sunt avantajele arhivarii electronice?

Procesul de arhivare electronica realizat de o firma specializata in acest domeniu, aduce companiilor o serie intreaga de beneficii:

* Atunci cand esti in cautarea unui document important, acesta poate fi gasit cu usurinta, economisind timp;

* Documentele pot fi accesate din orice loc si de pe orice device atat timp cat exista acces;

* Documentele arhivate electronic beneficiaza in acelasi timp si de sortare. Practic, cele deteriorate sunt reconditionate si aranjate pe categorii. Astfel, vor prezenta o rezistenta sporita in timp, un mare in cazul documentelor ce necesita a fi pastrate o lunga perioada, chiar zeci de ani.

Asadar, sunt o multime de motive pentru care ar trebui sa alegi un serviciu arhivare electronica, mai ales atunci cand intalnesti o firma de incredere. Astfel, vei beneficia de un management de calitate prin implementarea unui sistem ce transfera intreaga arhiva fizica in format digital.

Solicita serviciul de arhivare electronica si asigura-te ca ai intotdeauna la indemana o copie in format digital a celui mai important document.

Noutăți despre lansarea smartphone-ului Pixel 8a: prețuri și specificații dezvăluite

Cu ocazia conferinței Google I/O 2024, noua versiune a smartphone-ului Pixel, modelul 8a, face deja valuri înainte de lansarea oficială, datorită unei prezentări video neoficiale care...

Polestar Phone, primul smartphone dedicat posesorilor de mașini electrice? Ce știe să facă

Polestar, producătorul suedez de mașini electrice, a intrat pe piața dispozitivelor mobile lansând Polestar Phone, un smartphone conceput special pentru posesorii de mașini electrice....