Eticheta si protocol de afaceri (II)

In articolul anterior, pe aceasta tema, am discutat, in general, elementele cele mai importante din sfera moderna de afaceri. Nu am pomenit nimic despre comunicatii. Ma refer la telefon, e-mailuri si scrisori.

Eticheta si protocol in afaceri (I)

Cand primesti un telefon si secretara or receptionista ta ia numarul, spunandu-ti ca cineva asteapta sa-l suni, raspunde, documentandu-te bine despre subiectul convorbirii, inainte de a forma numarul. Nu neglija sa suni, de indata ce poti. Facand altfel, dai impresie de neglijenta si de nepricepere.

E-mailurile, desi, uneori vin in valuri, necesita atentia ta imediata. Daca nu poti s-o faci, din motive de timp, pune acest aspect in mana unui subaltern. De aceea este absolut imperativ sa nu-ti folosesti e-mailul tau pentru chestiuni confidentiale, particulare. Aici trebuie sa faci o distinctie clara intre viata ta personala si business.

Trebuie sa stii ca un calculator, si in special e-mailul, nu-ti ofera niciun fel de siguranta cand vine vorba de confidentialitate sau secrete de afaceri. E-mailurile se pot recupera la ani de zile dupa ce tu le-ai sters. Ideea principala e ca fiind selectiv, si acceptand e-mailuri, altele decat cele din categoria "spam", trebuie sa fii extrem de atent, sa le raspunzi.

Un contract sau o anumita tranzactie comerciala nu se face prin e-mail. Prin e-mail stabilesti locul si timpul intalnirii pentru negocieri, pentru semnarea documentelor. Ofera cat mai putine detalii in e-mailurile tale, in special pentru tranzactii sensibile, pentru care concurentii tai ar fi in stare sa faca totul ca sa te "deraieze".

Corespondenta si asortamentul de "en tete"-uri trebuie sa fie de bun gust, simplu si sa reflecte ceea ce vrei tu. Cand scrii scrisori, limiteaza-te la maximum o jumatate de pagina. Cititorul, in special un om de afaceri extrem de ocupat, pierde interesul de a continua, dupa primul paragraf. Fii succinct si la subiect. Fereste-te de orice "inflorituri" de stil si foloseste cuvinte usor de inteles pentru toti, chiar daca tratezi ceva extrem de specializat.

Scrisoarea ta trebuie sa fie scrisoare de "deschidere" sau de "insotire", documentele care formeaza baza comunicarii trebuie sa fie atasate la scrisoarea ta. De multe ori, intregul "pachet" de corespondenta va fi transmis unei alte persoane pentru evaluare, rezolvare, etc. Desi te adresezi sefului unei firme, fii pregatit sa lucrezi cu altcineva de acum incolo. Seful firmei nu are timpul fizic sa se uite la toate suruburile. Altcineva e delegat cu asta.

Cand primesti o scrisoare de afaceri, citeste-o imediat si decide-te care e urmatorul curs de actiune: o rezolvi tu sau o dai altcuiva din firma ta.

Pacatul cardinal in comunicatiile de afaceri este sa nu raspunzi prompt la telefoane, e-mailuri sau scrisori.

De multe ori se intampla ca, in vreo companie, cineva raspunde unei scrisori inchizitive citand preturi sau cantitati. Dupa vreo luna soseste o comanda si nimeni nu mai stie ce pret sau ce cantitate a mentionat scrisoarea. Daca folosesti calculatorul pentru corespondenta, tine scrisorile si materialul de asistenta, cel putin pentru intreaga perioada de validitate a datelor mentionate de tine. Daca spui ca "acest pret, pentru loturi de 100 de bucati este de xxx,xx bani, fiind valabil numai pentru 60 de zile" nu sterge copia scrisorii de pe fila calculatorului ta, dupa 30 de zile. Iti dai seama in ce situatie penibila poti sa cazi, asa.

Mai presus de orice, in toate comunicatiile tale, indiferent ce mediu folosesti, fii profesional, cu politete, respect si bun simt. Arata corespondentului tau ca esti competent si ca esti gata sa-l servesti, sa-i rezolvi problemele.

Este important ca toate articolele tale de corespondenta scrisa "en tete-urile", plicurile si toate cartile de vizita ale firmei tale, sa aiba acelas motiv grafic.

Tine minte ca scopul final al muncii tale e sa faci vanzari. De produse sau de servicii, depinzand de profilul firmei tale, si atunci nimic nu e de prisos, cand vine vorba de a aistiga incredera clientului. In acelasi timp, sa nu cazi in curza marilor corporatii, care cheltuiesc sume enorme pentru a castiga clienti noi, dar nu fac nimic sa-si mentina clientii vechi.

Ca sa dezvolti o clientela loiala si ca sa mentii un curs continuu de venituri, trebuie sa comunici cu oameni de rand, nu cu vedete sau caractere de film. Antreneaza-te in acest camp devenind expert in ceea ce faci si lasa lumea s-o stie.

Indiferent cat de bun esti din punct de vedere professional sau tehnic, niciodata nu vei ajunge nicaieri daca iti lipseste maiestria de comunicare cu oamenii, intr-un mod prompt si correct.

China folosește inteligența artificială pentru a influența alegerile din SUA

Potrivit unui raport recent publicat de Microsoft Threat Analysis Center (MTAC), atât China cât și Coreea de Nord intensifică eforturile de a influența procesul electoral din Statele Unite ale...

Elon Musk vrea să-i taxeze pe utilizatorii care postează și dau ”like-uri”

Elon Musk, cunoscut pentru abordările sale inovative și adesea controversate în tehnologie, a avut în vedere transformarea platformei de social media Twitter, acum redenumită X, într-un...