Procedurile operaționale sunt o componentă esențială în orice companie, indiferent dacă este vorba despre o firmă de dimensiuni mici sau o companie cu o structură mai complexă. Cu ajutorul procedurilor operaționale, companiile economisesc timp și resurse, au angajați mai bine pregătiți și mai eficienți, și se pot concentra mai ușor pe dezvoltarea afacerii.
Cum se întâmplă, mai exact, acest lucru? Pentru început, este necesar să înțelegem ce reprezintă procedurile operaționale.
Procedurile operaționale sunt seturi de instrucțiuni prin care o companie definește pașii de urmat pentru a realiza diferite activități. Procedurile trebuie să fie detaliate și clare, pentru că sunt menite să ghideze angajații să acționeze eficient și într-un mod consecvent cu politicile, principiile și obiectivele companiei.
De asemenea, este necesar ca procedurile să țină cont de alte reguli interne și, în unele cazuri, de legislația aplicabilă. Pentru gestionarea procedurilor operaționale, precum și pentru comunicarea acestora către angajați, companiile angajează personal specializat sau utilizează instrumente special concepute în acest sens.
Implementarea de proceduri operaționale într-o companie este utilă în special atunci când compania întâlnește probleme de organizare, independență și eficiență a angajaților, sau dificultăți în a-și dezvolta afacerea.
Iată motivele principale pentru care procedurile operaționale sunt esențiale pentru afacerea ta:
1. Facilitează implementarea politicilor companiei
Companiile care nu utilizează proceduri se întâlnesc cu diferite situații neplăcute, neproductive, care consumă timp și resurse și produc stres:
Spre exemplu, să ne gândim la evaluarea periodică a angajaților. O procedură în acest sens va detalia pași și sub-activități concrete pentru activitatea de evaluare, precum criteriile de evaluare, modul de desfășurare a evaluării, frecvența evaluărilor, etc.
Prin intermediul unei proceduri operaționale, aceste detalii concrete sunt cunoscute atât de către manageri cât și de către angajați, ceea ce înseamnă că:
2. Ajută companiile să promoveze cele mai bune practici
Utilizând procedurile operaționale, companiile se asigură că angajații aderă la cele mai bune practici în toate procesele ce au loc în organizație. Procedurile operaționale definesc modul optim de desfășurare a activităților din companie, ceea ce înseamnă că angajații pot acționa eficient și că vor face mai puține greșeli. Implicit, compania va consuma mai puține resurse pentru a obține cele mai bune rezultate.
De asemenea, prin intermediul procedurilor operaționale, companiile pot promova cele mai bune practici în relația cu angajații prin:
3. Oferă angajaților un plan clar de acțiune
Ghidându-se după pașii unei proceduri, angajații înțeleg mai bine cum trebuie să acționeze în diferite situații.
Luați în considerare următoarea situație: unui angajat nou i se solicită să obțină feedback din partea unui client. Urmând o procedură clară, angajatul va utiliza metodele testate și preferate de companie și nu va face erori de comunicare care ar fi putut afecta relația cu clientul.
Procedurile operaționale clare minimizează și previn greșelile angajaților și îi ajută să își atingă mai ușor obiectivele.
4. Permit managerilor să se concentreze pe lucrurile importante
Procedurile operaționale scrise într-o manieră simplă și clară permit managerilor să se concentreze pe diferite operațiuni fără a se preocupa constant de modul în care angajații își desfășoară activitatea.
Având drept ghid procedurile operaționale, angajații lucrează independent, iar managerul va evita controlul excesiv (micromanagement), o practică cu efecte dăunătoare demonstrate precum scăderea motivației și a productivității, reducerea receptivității la feedback și a creativității și, în consecință, fluctuația mare de personal.
5. Permit transmiterea facilă a cunoștințelor organizaționale
Într-o firmă de dimensiuni mici putem presupune că angajații cunosc deja modul optim de desfășurare a activităților, ceea ce ar putea sugera că firma nu are nevoie de proceduri operaționale.
Însă, în mod realist, o firmă nu va avea aceiași angajați pentru totdeauna. Atunci când angajații pleacă, se pensionează, sunt promovați etc., orice companie trebuie să se asigure că păstrează cunoștințele acestora în interiorul organizației. Crearea de proceduri operaționale va permite păstrarea și transmiterea facilă a cunoștințelor organizaționale către noii angajați.
În încheiere, este de subliniat faptul că utilizarea procedurilor operaționale este, probabil, cea mai bună cale de a eficientiza o afacere. Chiar și cei mai abili angajați vor întâlni dificultăți dacă nu au o viziune clară asupra a ceea ce trebuie să facă. În plus, chiar dacă procedurile operaționale există, ele vor fi aproape inutile dacă angajații nu au acces la ele și nu pot fi revizuite oricând este nevoie. De aceea, utilizarea unui sistem de management al procedurilor operaționale este esențială.
Având la îndemână proceduri clare și detaliate, o companie va avea mai mult control asupra afacerii, iar angajații vor putea face față cu brio situațiilor întâlnite.