Se intampla tot la Cluj: Performantele si ce urmeaza pentru Antonia, primul "functionar public virtual" din Romania

Introdus anul trecut de Primaria Cluj-Napoca, primul "functionar public virtual" din Romania, pe numele sau Antonia, va trece in etapa de holograma, dupa ce si-a dovedit din plin eficienta, ajutand 24 de ore din 24 cetatenii in rezolvarea problemelor pe care le au cu municipalitatea.

Proiectul "Antonia" a fost lansat in 15 aprilie 2018 si s-a dezvoltat frumos intre timp, ajungand sa proceseze 90 de tipuri de cereri, motiv pentru care Consiliul Local Cluj-Napoca a votat saptamana aceasta pentru maximizarea capacitatii lui de functionare, pe baza unui buget de 3,4 milioane de lei, din care 98% finantare nerambursabila din partea UE, relateaza Monitorul de Cluj.

"Practic, va fi o holograma a unei persoane care va putea sa discute in locul functionarului de la ghiseu. Omul pune intrebarea si va primi raspuns vocal. Hologramei ii vei putea adresa diverse intrebari despre informatii pe care le ceri functionarului de la primarie. Nu o sa-l intrebi de sanatate.

Va face exact ce face astazi un functionar public caruia ii spui, de exemplu, ca ai o problema de urbanism. El o sa te intrebe care e problema si te directioneaza unde sa depui documentele. Aceasta holograma nu va da solutia, tot inspectorul care sta in spate va trebui sa analizele toate datele si sa dea solutia", a precizat viceprimarul Dan Tarcea, in timp ce primarul Emil Boc a invocat un argument inedit: "Incercam sa tinem si noi pasul cu orasul care e un oras viu, dinamic, digital".

Ziare.com a vrut sa afle mai multe detalii despre acest proiect cu totul neobisnuit intr-o tara al carei sistem administrativ este mancat pana la temelii de birocratie sau coruptie, si, surpriza! Biroul de presa al Primariei din Cluj-Napoca ne-a raspuns la intrebari in mai putin de 48 de ore.

Din informatiile primite, pe care vi le prezentam mai jos, iese in evidenta un principiu de baza: dorinta edililor clujeni de a pune la punct un "proces de digitalizare cu scopul usurarii relatiei cetateanului cu administratia publica".

A cui a fost ideea

Initiativa de a demara in Primaria Cluj-Napoca un proces de digitalizare si simplificare a procedurilor destinate cetatenilor ii apartine primarului Emil Boc.

Acesta a stabilit inca din anul 2018 aceasta directie strategica pentru organizarea serviciilor publice destinate clujenilor, apreciind ca "este datoria oricarui functionar sa isi regandeasca munca din prisma tehnologiilor digitale disponibile, pentru a le crea clujenilor un acces mai ridicat si mai facil la orice servicii de care au nevoie in relatia cu administratia publica".

Cate persoane au utilizat pana acum acest sistem electronic de furnizare a serviciilor

Din 18 aprilie 2018, de cand am initiat acest proces de a crea alternativa electronica a serviciilor oferite la ghisee de functionari, pe care am numit-o "functionarul virtual Antonia", acesta a inregistrat in 2018 un numar de 2.407 de cereri online, dar avand in vedere faptul ca in primele 6 luni ale anului 2019 s-au inregistrat deja 7.466, indicatorul pe care il consideram relevant este faptul ca aceste solicitari sunt in crestere accentuata.

Cum va fi estimata eficienta sistemului? Pe ce criterii si cu ce grad de satisfactie pentru cetatean si pentru primarie?

Toate aceste aspecte vor face obiectul unor analize calitative si cantitative. Pentru a fi relevanta, este nevoie sa existe perioade de timp comparabile si o masa critica atinsa din volumul general al solicitarilor.

Prin urmare, acesti indicatori sunt in acest moment numai cu rol orientativ in deciziile interne de redesign al proceselor fiind in continua adaptare, urmand ca un raport public relevant sa fie comunicat probabil pe finalul acestui an, inceputul anului urmator si de asemenea sa avem rapoarte cu relevanta de specialitate cand avem cel putin doua cicluri temporale similare parcurse.

Au fost dati afara angajati ai primariei "din cauza" Antoniei?

Nu au fost luate decizii de reducere sau reconfigurare de departamente sau numar de angajati.

Va reamintim ca proiectul este in acest moment intr-o faza foarte incipienta si atentia institutiei este de a identifica si automatiza procese si proceduri in paralel cu un efort de simplificare a pasilor intrinseci ai prezentelor proceduri in incercarea de simplificare a acestora - care sa aiba ca rezultat, pe de o parte, reducerea timpilor de asteptare a cetateanului la obtinerea unui raspuns si, pe de alta parte, reducerea volumului de documente, al birocratiei interne si mai ales a dublarii procedurilor si pasilor implicati de fiecare act administrativ in parte.

Ajuta Antonia la reducerea coruptiei, nu doar a timpului pierdut de cetateni si de functionarii publici?

Primaria Cluj-Napoca are un cod etic functional in concordanta cu normativele legale.

Procesul de adoptie a tehnologiei informationale in munca din administratia publica are la baza nevoia de inovare in relatia cu cetateanul si necesitatea actualizarii mijloacelor de lucru cu ceea ce nivelul de dezvoltare a orasului a adus in ultimii ani atat ca instrumente de lucru, cat si ca asteptare din partea beneficiarilor.

In mod evident, aceasta alternativa va aduce o crestere suplimentara a transparentei administratiei, fapt care va suplimenta metodele deja in implementare de asigurare a comunicarii transparente si rapide cu cetatenii.

Cum sunt blocate atacurile informatice?

Departamentele de specialitate ale institutiei iau in calcul toate riscurile implicate de digitalizare. Institutia noastra realizeaza in colaborare cu alte entitati specializate ale statului audituri de securitate si adopta masurile necesare in mod constant, realizand toate procedurile care pot fi accesibile unei institutii publice pentru a-si proteja sistemul informatic. Dezvoltarea noilor instrumente se face cu extinderea acestor procese de securizare si protectie a datelor.

Cat de mari sunt costurile

Partea care s-a realizat pana in acest moment s-a facut cu resursele interne si prin colaborari benevole cu parteneri din ecosistemul local de inovare al orasului.

In acest moment, institutia a semnat un contract de finantare nerambursabila cu Ministerul Dezvoltarii Regionale si Administratiei Publice (MDRAP) pentru finantarea proiectului ANTO-CIIC in valoare de 3,8 milioane de lei, prin Programul Operational de crestere a Capacitatii Administrative, POCA, care vor fi utilizati pentru demararea proceselor de instalare a hardware si software necesare dezvoltarii in etapa urmatoare a functionarului virtual Antonia.

Mentionam ca nevoile procesului sunt in continua schimbare, institutia noastra si echipa de baza pentru implementarea acestui proiect fiind intr-un proces continuu de identificare de noi nevoi si de noi potentiale surse de finantare pentru a continua dezvoltarea acestui "functionar" virtual.

Etapa urmatoare, holograma. De ce?

Crearea unei interfete umanizate a "functionarului" virtual este importanta in procesul de inovare sociala pe care administratia clujeana l-a initiat, de a crea cetatenilor o relatie "digitala" cat mai umana cu institutia.

Cel mai mare risc cand se adopta un instrument digital in relatia cu oamenii este ca acest instrument sa se transforme intr-o bariera intre om si entitatea care utilizeaza acest instrument. Este un aspect pe care Primaria Cluj-Napoca il analizeaza extrem de serios, tehnologia avand menirea sa ne faca tuturor viata mai buna si mai simpla, nu sa ne creeze motive suplimentare de frustrare sau sentimentul izolarii.

Prin urmare, un "functionar virtual" cu o identitate vizuala definita, responsiv si care se dezvolta pe masura ce este utilizat face parte intrinseca dintr-un design de sistem de suport care are in centru oamenii si nevoile lor de a folosi mai putin timp pentru a-si rezolva problemele.

Citeste mai multe despre:

• Se intampla in Romania si arata ca se poate. Cum a ajuns Clujul un oras viu, in care oamenii se gandesc cu optimism la viitor - Interviu
• Firea zice ca Bucurestiul e in faliment, Clujul anunta ca are cel mai mare buget
• "Am inchis birourile ca sa putem lua bani europeni" sau cum s-a batut Clujul ca sa fie pe primul loc in topul judetelor
• Primul oras din Romania in care deseurile vor fi colectate inteligent (Video)

Cătălin Drulă, despre candidatura la prezidențiale: „Eu sunt natural un candidat posibil”. Care sunt obiectivele USR și Dreapta Unită pentru 2024

Președintele USR Cătălin Drulă a fost invitatul rubricii „Cu fața la alegători” și a vorbit despre obiectivele USR și ale Dreptei Unite pentru alegerile din 9 iunie, despre misiunea...

Cîrstoiu răspunde criticilor din ultimele zile: "Nişte lupi în haine de oaie încearcă să transforme oaia în lup"

Atacat în ultimele zile atât de adversarii direcți la alegerile locale, cât și de alți politicieni, dar și de ziariști, Cătălin Cîrstoiu, candidatul susţinut de PSD şi PNL pentru...