Cum poate fi redusa birocratia la locul de munca?

Birocratia nu este o piatra de moara doar pentru marile companii - si startup-urile se pot lovi de ea, mai ales la inceput, cand au nevoie de finantare. Companiile a caror activitate este ingreunata de birocratia excesiva au insa la dispozitie cateva solutii pentru a simplifica mult lucrurile.

Iata ce trebuie sa faca acestea, potrivit expertilor in leadership:

1. Sa tina cont de prioritati

Vorbim despre birocratie excesiva pentru ca oamenii se concentreaza prea mult asupra proceselor si uita care ar trebui sa fie rezultatul final.

Managerii ar trebui sa aiba intotdeauna in vedere doua lucruri: unde incearca sa mearga cu anumit proiect si care este calea cea mai scurta pentru a ajunge acolo?

2. Sa elimine documentele care nu sunt cu adevarat necesare

Astazi exista nenumarate programe pentru calculator care pot stoca si reutiliza mare parte din informatiile cu care lucreaza o companie.

Un bun exemplu este un astfel de soft pentru salarii, un program care centralizeaza informatiile despre angajati (taxele angajatilor si ale angajatorului, concediile medicale, primele, sporurile sau retinerile salariale) si care genereaza documente si rapoarte utile in Excel, cum ar fi statele de plata, fluturasii de salariu, declaratii fiscale si contractele de munca.

3. Sa renunte la procesele care ingreuneaza activitatea angajatilor

Unele etape si aprobari nu pot fi eliminate cu totul, dar in orice companie exista si activitati de rutina care pot fi simplificate sau la care se poate renunta.

4. Sa nu deruleze doar proiecte mari

Birocratia poate fi redusa si daca in locul proiectelor mari, cu bugete la fel de mari, companiile deruleaza mai multe proiecte cu echipe mici si termene scurte.

5. Sa-si imputerniceasca angajatii

Daca pentru fiecare proiect sunt necesare nenumarate aprobari din partea managementului, acest lucru nu va face decat sa ingreuneze foarte mult activitatea celor care se ocupa de acel proiect.

O idee mult mai buna este ca, odata obtinute primele aprobari, angajatii sa primeasca instructiuni clare in legatura cu ceea ce au de facut mai departe.

7. Sa angajeze oameni orientati catre actiune

Angajatii orientati spre actiune sunt eficienti, dar acest lucru nu este suficient. Pentru a putea reduce birocratia, este important ca angajatii care au pe mana proiecte importante sa isi poata asuma deciziile luate.

8. Sa renunte la sedintele dese

Sedintele prea lungi si prea dese nu au prea mare legatura cu productivitatea. Sedintele eficiente sunt scurte si la obiect.

Sursa foto: Shutterstock.com

Avertisment al experților. Se va declanșa criza mondială, Armageddonul financiar: Cine o provoacă

Lumea este astăzi un loc mai periculos decât în orice etapă de după Războiul Rece, totuși piețele sunt o imagine a unei nepreocupări nesuficiente, care se limitează la automulțumire, cu...

Contradicțiile pieței de energie nucleară din România. Ministerul Energiei, într-un „du-te vino” față de reactoarele modulare mici de la Doicești

Ministerul Energiei a transmis recent că susține proiectul reactoarelor modulare mici în România, ca parte a strategiei de dezvoltare și consolidare energetică a țării. Pe 17 aprilie...